Datenschutzerklärung LimeSurvey
Version 1.1 vom 9. März 2020
Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Umfragesystems LimeSurvey der Universität Paderborn. LimeSurvey ist eine freie Umfragesoftware. Mit ihr lassen sich webbasierte Umfragen erstellen, veröffentlichen und durchführen. Die Befragungsergebnisse werden in einer Datenbank erfasst und können von den Umfrageersteller*innen mit internen Funktionen ausgewertet oder exportiert werden.
Zum Erstellen von Umfragen ist eine Anmeldung am System erforderlich. Dafür muss von den Umfrageersteller*innen eine Nutzungsvereinbarung mit dem Zentrum für Informations- und Medientechnologien (IMT) der Universität Paderborn geschlossen werden.
Die Teilnahme an Befragungen ist grundsätzlich ohne Anmeldung und meist anonym möglich. Ob in einer Befragung personenbezogene Daten erhoben werden, obliegt den für die Umfrage verantwortlichen Umfrageerstellerinnen. Über deren Verarbeitung müssen die Umfrageerstellerinnen auf der Startseite der Umfrage informieren und erforderlichenfalls eine Einwilligungserklärung einholen.
Mit der Datenschutzerklärung kommt die Universität Paderborn ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, z. B. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.
Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten
Umfrageteilnehmer*innen
Werden in einem Befragungsformular von den Umfrageteilnehmerinnen personenbezogene Daten erhoben, so informieren die Umfrageerstellerinnen auf der Startseite der Umfrage gemäß Artikel 13 DSGVO über die mit der Umfrage verbundene Datenverarbeitung (Daten, Zweck, Rechtsgrundlage, Dauer der Speicherung, ggf. Übermittlung an Dritte etc.).
Dabei können prinzipiell folgende Daten erhoben werden, da LimeSurvey diese als Funktionen anbietet:
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IP-Adressen der Teilnehmer*innen
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E-Mail-Adressen der Teilnehmer*innen
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Öffentliche Statistiken
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Browser-Cookies, um wiederholte Teilnahmen auszuschließen
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CAPTCHA-Test
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Datumstempel
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Zeitnahmen
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Google-Analytics-Einstellungen
Alle erhobenen Daten der Umfrageteilnehmer*innen werden 3 Monate nach Beendigung der Befragung endgültig gelöscht.
Über die Datenschutzerklärung der konkreten Befragungen hinaus gilt für die Nutzung des Befragungssystems LimeSurvey diese generelle Datenschutzerklärung.
Log-Daten
Beim Aufruf des Umfragesystems LimeSurvey übermittelt Ihr Browser – wie bei jedem Webseitenaufruf – Daten Ihres abrufenden Geräts an das System. Folgende Daten werden zum Zweck des technischen Betriebs, der Fehleranalyse und -behebung in gesicherten Log-Dateien gespeichert:
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abgerufene Webseite/-adresse
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Datum und Uhrzeit des Zugriffs
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IP-Adresse der Nutzerin / des Nutzers
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HTTP-Statuscode
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abgerufene Datenmenge
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Browsertyp und -version / verwendetes Betriebssystem der Nutzerin / des Nutzers
Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Die Daten werden maximal 7 Tage gespeichert und dann gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
Umfrageersteller*innen
Zusätzlich zu den Log-Daten werden von den Umfrageersteller*innen folgende Daten verarbeitet.
Account-Daten
Die Authentifizierung am Umfragesystem LimeSurvey erfolgt mit der hochschulweiten UNI-Kennung (IMT-Kennung) und dem zugehörigen Passwort. Das eingegebene Passwort wird nicht gespeichert, sondern bei jeder Anmeldung gegenüber dem vom IMT betriebenen Verzeichnisdienst überprüft.
Bei der Anmeldung werden folgende Daten übernommen:
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UNI-Kennung
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Name
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Vorname
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E-Mail-Adresse
Basierend auf der UNI-Kennung wird ein Account angelegt, dem diese Daten zugeordnet werden.
Die Daten werden für Authentifizierung, Administration sowie Zuordnung von Befragungen und Befragungsergebnissen genutzt. Eine darüber hinausgehende Nutzung findet nicht statt.
Alle Daten werden ausschließlich auf Systemen der Universität Paderborn gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben.
Die Löschung der Account-Daten erfolgt bei Ausscheiden aus der Universität. Eine frühere Löschung ist auf Antrag möglich.
Befragungen
Authentifizierte Nutzer*innen können Befragungen erstellen und weltweit über das Web publizieren. Die Durchführung liegt in deren Verantwortung und erfolgt stets freiwillig.
Befragungen und ihre Ergebnisse werden 3 Monate nach Beendigung der Befragung gelöscht.
Rechtsgrundlagen
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmenden ist in der Regel die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Account- und Systemdaten können zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Beschäftigungsverhältnis) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (öffentliches Interesse / Aufgaben der Universität) verarbeitet werden.
Datenübermittlungen
Personenbezogene Daten, die beim technischen Betrieb anfallen, werden grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt.
In Ausnahmefällen kann eine Weitergabe aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erfolgen (z. B. Strafverfolgung, Urheberrechtsverletzungen).
Technische Dienstleister können im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO Zugriff erhalten.
Kontaktdaten
Verantwortlich für den Betrieb von LimeSurvey:
Universität Paderborn
Warburger Str. 100
33098 Paderborn
Tel.: 05251 / 60-0
www.uni-paderborn.de
Betreiber des Systems (IMT):
Universität Paderborn
Zentrum für Informations- und Medientechnologien (IMT)
Leitung: Prof. Dr. Gudrun Oevel
E-Mail: imt@uni-paderborn.de
Tel.: 05251 / 60-5544
imt.uni-paderborn.de
Datenschutzbeauftragte:
E-Mail: datenschutz@uni-paderborn.de
Tel.: 05251 / 60-4444
www.uni-paderborn.de/datenschutz/
Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:
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Auskunft (Art. 15 DSGVO)
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Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
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Löschung (Art. 17 DSGVO)
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Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
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Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
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Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
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Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Kavalleriestr. 2–4
40213 Düsseldorf
Tel.: 0211 / 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um Änderungen relevanter Gesetze oder Regelungen zu berücksichtigen. Bitte beachten Sie die Versionsnummer.